instrkanc

  

         

 

Rozdział I

Postanowienia ogólne

 

1.1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „Instrukcją”, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Powiatowym Urzędzie Pracy dla Miasta Torunia.

 

1.2. Określone w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Urzędach.

 

1.3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy, z zastrzeżeniem punktu 1.4.

 

1.4. Z dokumentami z klauzulą „zastrzeżone” postępuje się według Instrukcji.

 

2.Użyte w Instrukcji następujące określenia oznaczają:

1)   akta sprawy – całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,

2)   aprobata – wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,

3)   czystopis – tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę,

4)   dekretacja – skierowanie sprawy na referenta sprawy w calu jej realizacji,

5)   dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych, (odpisu aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.),

6)   dokumentacja niearchiwalna – część dokumentacji nie stanowiąca materiałów archiwalnych (kat. „B”)

7)   Dyrektor PUP – Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy dla Miasta Torunia,

8)   kancelaria – wewnętrzną komórkę organizacyjną właściwego urzędu lub stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej,

9)   kancelaria ogólna – wewnętrzną komórkę organizacyjną właściwego urzędu lub stanowisko pracy załatwiające sprawy ogólnej obsługi kancelaryjnej (sekretariat Dyrektora Urzędu),

10)kierownik wydziału – kierownika wydziału lub innej komórki organizacyjnej w urzędzie,

11)komórka organizacyjna – dział, referat, samodzielne stanowisko pracy,

12)kontrolka wpływu – pomoce kancelaryjne (księgi kancelaryjne, dzienniki korespondencyjne, książki ewidencyjne), służące do ewidencjonowania wpływów i wysłanej korespondencji w celu kontroli ich obiegu,

13)korespondencja – każde pismo wpływające do Urzędu lub wysyłane przez Urząd,

14)materiały archiwalne – część dokumentacji posiadająca wartość historyczną, wchodzącą w skład państwowego zasobu archiwalnego (kat. „A”),

15)nośnik informatyczny – dyskietkę, płytę CD/DVD, pendrive lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,

16)parafa – skrócony podpis osoby wyrażającej zgodę na treść i sposób załatwienia sprawy,

17)pomocnicze urządzenia ewidencyjne – np. formularz,

18)przesyłka – każdy oddzielnie zapieczętowany list, paczka,

19)punkt zatrzymania – każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z jej załatwieniem,

20)referent sprawy – pracownika opracowującego (załatwiającego) merytorycznie sprawę,

21)registratura – miejsce rejestracji spraw i przechowywania akt w komórkach organizacyjnych do czasu przekazania tych akt do składnicy akt lub na makulaturę,

22)rzeczowy wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych stanowiący klasyfikację dokumentacji urzędu wraz z kwalifikacją archiwalną,

23)sekretariat – stanowisko pracy, do którego obowiązków należy obsługa kancelaryjna kierownictwa urzędu oraz komórek organizacyjnych,

24)spis spraw – formularz służący do rejestrowania spraw nadsyłanych do komórki organizacyjnej lub niej powstałych,

25)sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, a także korespondencja z faksu i poczty elektronicznej spełniające wymagania dla dokumentów wniesionych tą drogą, wymagające podjęcia i wykonania czynności służbowych, wyrażających się m.in. w tworzeniu akt,

26)teczka aktowa (spraw) – teczka, skoroszyt, segregator, itp. pomoce służące do przechowywania akt w komórce organizacyjnej i dotyczące jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt,

27)termin – okres czasu wyznaczony konkretnymi datami, które wynikają z obowiązujących przepisów lub ustaleń jednostek nadrzędnych i przełożonych, wyznaczająca czas załatwienia sprawy,

28)terminarz – urządzenie kancelaryjne do przechowywania akt spraw terminowych (np. dekadowy, tygodniowy, dzienny), lub zapis komputerowy spraw terminowych w systemie kalendarzowym,

29)załącznik – każdy akt dołączony do pisma podstawowego; akta składające się z kilku lub więcej luźnych arkuszy, które pod względem treści tworzą całość, należy uważać za jeden załącznik; akta zszyte, sklejone lub trwale złączone, broszury, książki i inne przedmioty należy traktować jako pojedyncze załączniki,

30)znak akt – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,

31)znak sprawy – stała cecha rozpoznawcza sprawy i wszystkich pism tej sprawy dotyczących.

 

3. Symbole literalne komórek organizacyjnych określane są każdorazowo w Regulaminie Organizacyjnym PUP.

 

 

 

 

 

Rozdział II

System kancelaryjny

 

1. System kancelaryjny.

 

1.1. W PUP obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

 

1.2. W bezdziennikowym systemie kancelaryjnym sprawę rejestruje się tylko raz (na podstawie pisma wszczynającego tę sprawę) w spisie spraw prowadzonych dla każdej teczki tematycznej zgodnie z wykazem akt. System ten nie wyklucza stosowania dodatkowo innych pomocy ewidencyjnych do kontroli obiegu akt (pism).

 

 

 

2. Rzeczowy wykaz  akt.

 

2.1. Wykaz akt opiera się na klasyfikacji dziesiętnej. Całość akt wytwarzana w PUP została podzielona na klasy I-go rzędu, oznaczone symbolem jednocyfrowym (od 0 do 9). W ramach każdej z klas wprowadzono klasy II-go rzędu, oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu klasy I rzędu jednej z cyfr od 0 do 9. Według tej zasady wyodrębniono klasy III-go i IV-go rzędu. Końcowe tytuły klas będą tytułami teczek jednorodnych lub pokrewnych tematycznie spraw.

 

2.2. Budowa wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej PUP. Wskutek tego akta tematycznie jednorodne pochodzące z różnych komórek organizacyjnych będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol klasyfikacji. Wyróżniać je będą tylko symbole nazw komórek organizacyjnych. W przypadku akt dotyczących realizacji zadań współfinansowanych ze środków europejskich symbole literowe muszą być poprzedzone skrótem odpowiedniego programu (np. EFS-1.2, EFS-1.3). Dokumenty te muszą tworzyć odrębną całość.

 

2.3. Każda komórka urzędu pracy może sporządzać, na podstawie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt, do własnego użytku wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie pozycje wykazu, symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną akt.

 

2.4. W uzasadnionych przypadkach dyrektor urzędu może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej.

 

2.5. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych we wszystkich klasach mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia dyrektora urzędu w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.

 

2.6. PUP powinien sporządzić i aktualizować (zgodnie z obowiązującą strukturą organizacyjną) wykaz (indeks) symboli nazw komórek organizacyjnych i inicjałów pracowników merytorycznych i funkcjonalnych. Symbole nazw komórek organizacyjnych i inicjały pracowników nie mogą się powtarzać.

 

 

 

3. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne.

 

3.1. Dokumentacja dzieli się pod względem jej wartości archiwalnej na dwie kategorie:

1)   materiały archiwalne oznaczone symbolem „A” – PUP w Toruniu nie jest twórcą dokumentacji oznaczonej tym symbolem,

2)   dokumentację niearchiwalną oznaczoną symbolem „B”.

 

3.2. Dokumentacja niearchiwalna są to akta posiadające jedynie czasową wartość praktyczną. Do oznaczenia dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu „B”, w szczególności zaś:

a)    obok symbolu „B” są umieszczone cyfry arabskie, które oznaczają lata przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od
1 stycznia roku następnego po załatwieniu sprawy (np. akta spraw załatwionych w 1995 r. oznaczone symbolem B-5 powinny być przechowywane do
31 grudnia 2000 r.). Dokumentacja ta wraz z upływem właściwego jej okresu przechowywania – może zostać przekazana na makulaturę lub zniszczona poprzez spalenie po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego,

b)   symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się akta, które po upływie ustalonego w rzeczowym wykazie akt okresu ich przechowywania powinny zostać poddane ekspertyzie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może przekwalifikować akta do materiałów archiwalnych (akt kat. „A”),

c)    symbolem „Bc” oznacza się akta manipulacyjne, które mają wyłącznie krótkotrwałą wartość praktyczną. Akta te po pełnym wykorzystaniu do prac bieżących mogą zostać przekazane na makulaturę bezpośrednio z komórek organizacyjnych, pod kontrolą pracownika prowadzącego składnicę akt i na zasadach określonych przez właściwe terytorialnie archiwum państwowe.

 

3.3. Rzeczowy wykaz akt określa w sposób zróżnicowany wartość archiwalną akt zależnie od tego, czy zostały one wytworzone w komórce merytorycznej czy też w innych komórkach. Prze komórkę merytoryczną należy rozumieć komórkę organizacyjną, do zadań której należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie danej sprawy i która w tym zakresie gromadzi całość podstawowych akt.

Przez komórkę inną niż merytoryczną należy rozumieć tę komórkę organizacyjną, w której występują akta dotyczące tej samej klasy zagadnień co w komórce merytorycznej, ale stanowią jedynie dokumentację pomocniczą lub powtarzalną.

 

 

 

4. Podział prac kancelaryjnych PUP.

 

4.1. Prace kancelaryjne w PUP wykonuje:

     - sekretariat – Dyrektora PUP;

- kancelaria,

- referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy,

- pracownicy sporządzający czystopisy.

 

4.2. Do zakresu działania Sekretariatu Dyrektora PUP należy:

- przedstawianie przyjętej korespondencji Dyrektorowi PUP,

- przyjmowanie od referentów spraw pism i przedkładanie do podpisu Dyrektorowi PUP,

- łączenie rozmów telefonicznych,

- nadawanie i przyjmowanie faksów,

- prowadzenie kontroli terminów załatwiania spraw,

- sporządzanie czystopisów pism w ograniczonym zakresie.

 

4.3. Do zakresu działania Kancelarii należy:

- przyjmowanie wpływów (korespondencji), segregowanie, umieszczanie pieczątki wpływu na przesyłkach, ewidencjonowanie wpływów w kontrolkach wpływów,

- rozdzielanie korespondencji między poszczególne komórki organizacyjne lub pracownikom (referentom spraw),

- ewidencjonowanie przesyłek w kontrolkach wysyłanej korespondencji,

- nadawanie i przyjmowanie faksów,

- przyjmowanie i nadawanie telegramów (przekazywanie na pocztę) oraz prowadzenie ewidencji,

 

4.4. Pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie sprawy wykonują następujące prace kancelaryjne:

- rejestrowanie spraw w spisach spraw (w porozumieniu z sekretariatem),

- nadawanie znaku sprawy,

- przygotowanie projektów pism i przekazywanie przełożonym w celu aprobaty
     oraz przedkładanie czystopisów do podpisu,

- zakładanie teczek aktowych, przechowywanie dokumentacji, przekazywanie   
     akt spraw załatwionych do składnicy akt.

 

 

 

 

 

Rozdział III

Przyjmowanie i obieg korespondencji

 

1. Przyjmowanie przesyłek.

 

1.1. Korespondencję przyjmuje Kancelaria Urzędu rejestrując ją w dzienniku korespondencji, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi referenci zgodnie z podziałem czynności i przekazują kierownikowi wydziału.

 

1.2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, Kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia Kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

 

1.3. Kancelaria PUP może przyjmować przesyłki doręczone bezpośrednio przez interesantów – w przypadku gdy są one pilne i adresowane wprost do określonej komórki organizacyjnej - dokonując ewidencji w księdze kancelaryjnej.

 

1.4. Przy odbiorze telegramów, telefonogramów oraz pism terminowych i pilnych istnieje obowiązek zanotowania daty i godziny ich odbioru oraz natychmiastowe powiadomienie telefoniczne – kierownika wydziału, referatu.

 

1.5. Przekazy pieniężne i przesyłki wartościowe mogą być przyjmowane jedynie przez Kasę PUP.

 

1.6. Paczki wydziela się z przesyłki po uprzednim sprawdzeniu stanu opakowania i dokonaniu ewentualnej adnotacji na opakowaniu o jego uszkodzeniu, a następnie przekazuje się oddzielnie właściwym adresatom za pokwitowaniem w rejestrze kancelaryjnym. To samo dotyczy zawiadomień pocztowych o nadejściu przekazów gotówkowych, telegramów itp., o których należy niezwłocznie powiadomić adresata.

 

1.7. Przesyłki adresowane do innej instytucji zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.

 

 

 

2. Otwieranie i sprawdzanie przesyłek.

 

2.1. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki przeznaczone dla Urzędu z wyłączeniem przesyłek:

- zastrzeżonych – jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz klauzulą „zastrzeżone” znajduje się pismo zastrzeżone, należy niezwłocznie powiadomić adresata i przekazać mu dane pismo za pokwitowaniem w księdze kancelaryjnej – bez otwierania koperty wewnętrznej,

- pieniężnych i wartościowych – ujawnione w przesyłkach nie oznaczonych jako wartościowe,

- adresowanych imiennie do poszczególnych pracowników,

- pisma z klauzulą „zastrzeżone” przekazywane są do kancelarii tajnej, bez otwierania koperty.

 

2.2. Po otwarciu kopert i wyjęciu zawartości przesyłki Kancelaria sprawdza, czy:

- nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

- do pisma dołączona jest podana w nim liczba załączników,

- w kopertach zbiorczych znajdują się wszystkie pisma, których znaki umieszczone zostały na kopercie.

 

2.3. Rozdziału pism na poszczególne komórki organizacyjne dokonuje Kancelaria w oparciu o obowiązujące zadania, ustalone w regulaminie organizacyjnym Urzędu, bądź adresu wskazanego przez nadawcę.

W przypadku zaistnienia rozbieżności między Kancelarią a wydziałami i referatami w kwestii właściwości załatwienia określonej sprawy, decyzję w tym zakresie podejmuje Dyrektor PUP w porozumieniu z zainteresowanymi.

 

2.4. Pisma mylnie nadesłane należy przesłać natychmiast pod właściwy adres zawiadamiając o tym nadawcę.

 

2.5. Brak załączników należy odnotować na piśmie przewodnim. Jeżeli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego, wówczas należy sporządzić odpowiednią adnotację na kopercie „Reklamacja”.

 

2.6. Jeżeli w przesyłce zbiorczej brak jest pisma, którego znak podano na kopercie lub opakowaniu, Kancelaria zobowiązana jest bezzwłocznie zawiadomić o tym nadawcę.

 

2.7. Otrzymane przy pismach przedmioty wartościowe i waluty Kancelaria przekazuje niezwłocznie do kasy Urzędu za pokwitowaniem, czyniąc adnotację na piśmie. Dotyczy to również pieniędzy i znaczków pocztowych.

 

2.8. Koperty należy dołączyć do pism (przesyłek):

- których doręczenie wywołuje skutki prawne, list obywatela, oznaczone terminem,

- poufnych, wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia,

- stanowiące skargę, wniosek, list obywatela, pismo anonimowe,

- w którym brak jest nazwy (nazwiska) i adresu nadawcy lub daty pisma,

- w razie niezgodności zapisów na kopertach z ich zawartością oraz gdy koperta zawiera załączniki bez pisma przewodniego,

- przy których przesłano pieniądze lub przedmioty wartościowe.

Pozostałe koperty przekazuje się na makulaturę.

 

2.9. Kancelaria umieszcza pieczątkę wpływu (z wmontowanym w nią datownikiem) – wzór stanowi załącznik nr 1 – na pierwszej stronie pisma przy adresacie. Pieczątkę wpływu odciska się również na kopertach nie otwieranych, a nie noszących znamion korespondencji prywatnej. W obrębie pieczątki wpływu (pod pieczątką lub z boku) wpisuje się symbol komórki organizacyjnej, której pismo zostało przydzielone w sposób umożliwiający dalsze zadekretowanie przez Dyrektora.

 

2.10. Zaopatrzone w odciski pieczątki wpływu pisma, Kancelaria ewidencjonuje w kontrolce wpływów (księdze kancelaryjnej), a następnie przekazuje do poszczególnych komórek organizacyjnych.

 

2.11. Nie wymagają ewidencjonowania:

- druki, czasopisma, książki, dzienniki urzędowe itp.,

- biuletyny i komunikaty nie wymagające załatwienia,

- pisma mylnie skierowane,

- zaproszenia, reklamy.

2.12. Zasady ustalone w niniejszym ustępie instrukcji mają także zastosowanie w odniesieniu do przesyłek odbieranych przez Kancelarię bezpośrednio od interesantów.

 

 

 

3. Rozdzielanie i przydzielanie pism.

 

3.1. Całą korespondencję Kancelaria przekazuje do Sekretariatu, a ten niezwłocznie Dyrektorowi PUP. Dekretacja pism powinna zawierać datę jej dokonania. Otrzymaną od Dyrektora korespondencję Sekretariat przekazuje do Kancelarii, a ta zgodnie z dekretacją – do odpowiednich komórek organizacyjnych i referentom spraw.

 

3.2. W sprawach szczególnie ważnych i terminowych Sekretariat prowadzi terminarz, w którym zapisuje termin załatwienia sprawy oraz komórkę lub referenta sprawy. Sekretariat obowiązany jest informować kierowników komórek organizacyjnych o każdej zwłoce w załatwieniu spraw objętych terminem.

 

 

 

4. Wewnętrzny obieg akt.

 

4.1. Obieg akt między pracownikami odbywa się za pośrednictwem Kancelarii lub poczty elektronicznej.

 

4.2. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek pokwitowania wynika z odrębnych przepisów.

 

 

 

5. Rejestrowanie i znakowanie spraw.

 

5.1. Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw (zobacz załącznik nr 2 do instrukcji).

Sprawę (ale nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną.

W urzędzie każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy,

 

5.2. Spisy spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki aktowej założonej według klas wykazu akt.

 

5.3. Registraturę dokumentacji prowadzą w zasadzie pracownicy opracowujący sprawę merytorycznie.

 

5.4. W komórkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe pomoce ewidencyjne (księgi ewidencyjne, kartoteki, skorowidze).

 

5.5. Nie są rejestrowane sprawy dotyczące:

1)   publikacji (dzienników urzędowych, czasopism, książek, katalogów) oraz innych druków nie wymagających merytorycznego załatwienia,

2)   życzeń, zaproszeń, zawiadomień i pism o podobnym charakterze.

 

5.6. Cechą rozpoznawczą sprawy jest jej znak. Znak sprawy zawiera:

1)   symbol rozpoznawczy komórki organizacyjnej, w postaci symbolu nazwy komórki organizacyjnej (zgodnie z obowiązującym regulaminem organizacyjnym urzędu), a w przypadku projektów współfinansowanych przez Unię Europejską symbol jak wyżej, poprzedzony odpowiednim skrótem (np. EFS-1.2, EFS-1.3 itp.),

2)   symbol klasyfikacji (oznaczenie liczbowe) dla określonego hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt,

3)   kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

4)   inicjały pracownika (imię i nazwisko) – referenta sprawy,

5)   dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw.

 

5.7. Trzy pierwsze części znaku sprawy powinny być od siebie oddzielone kreskami poziomymi; pozostałe części powinny być oddzielone kreską ukośną.

 

Przykład znaku sprawy: OA-0140-1/JK/11

Poszczególne części znaku oznaczają:

OA – referat Organizacyjno-Administracyjny,

0140 – przepisy w sprawie obsługi kancelaryjnej i prowadzenia archiwów-składnicy akt,

1 – sprawa wpisana jako pierwsza w spisie spraw teczki,

JK – Jan Kowalski (referent sprawy),

11 – rok 2011.

 

5.8. Symbole wydziałów, referentów, samodzielnych stanowisk pracy określa Regulamin Organizacyjny Urzędu. Symbole pracowników określa załącznik nr 3, który jest na bieżąco uaktualniany poprzez wpisywanie symboli literowych nadanych nowym pracownikom lub w przypadku zmiany nazwiska pracowników Urzędu.

 

5.9. Znak sprawy należy wpisać powyżej treści pisma z lewej strony. Dopuszczalne jest umieszczenie w znaku sprawy dodatkowego składnika (numeru ewidencyjnego kontrolki wpływu lub kontroli wysłania korespondencji).

 

5.10. Akta spraw nie zakończonych w ciągu roku załatwia się w roku następnym, nie zmieniając dotychczasowego ich znaku i nie wpisując do nowego spisu spraw. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym wpisaniem do nowego spisu spraw następuje dopiero wtedy, gdy wpłynie nowe pismo (zewnętrzne lub wewnętrzne) dotyczące sprawy wszczętej w poprzednim roku.

 

 

 

6. Załatwianie spraw.

 

6.1. Przy załatwianiu spraw należy stosować najprostsze i najbardziej celowe metody.

 

6.2. Załatwienie sprawy może być ustne lub pisemne. Należy szeroko stosować formę ustnego załatwienia spraw. Fakt takiego załatwienia sprawy należy odnotować na piśmie lub w szczególnych przypadkach sporządzić notatkę o sposobie i dacie załatwienia sprawy.

 

6.3. W korespondencji wewnętrznej należy w szerokim zakresie posługiwać się Pocztą Elektroniczną oraz tzw. Korespondentkami pisanymi w dwóch egzemplarzach.

 

6.4. Przy pisemnym załatwieniu spraw obowiązują następujące zasady:

1)   każdą sprawę załatwia się odrębnym pismem,

2)   każde pismo oznacza się znakiem sprawy,

3)   w odpowiedziach podaje się datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy,

4)   adres pisze się w pierwszym przypadku,

5)   wskazówki dotyczące sposobu wysłania pisma (polecony, ekspres) umieszcza się nad adresem,

6)   pod tekstem, po lewej stronie podaje się liczbę załączników oraz adresatów otrzymujących pismo do wiadomości.

 

6.5. Projekty pism (opracowań) podlegają zatwierdzeniu przez zwierzchnika – przed sporządzeniem maszynopisu, gdy ich przygotowanie nie odbywa się bezpośrednio na komputerze.

Kompetencje w zakresie aprobaty projektów pism ustala kierownik komórki organizacyjnej.

Pisma, które mają być powielone w większej liczbie wymagają aprobaty kierownika komórki organizacyjnej lub upoważnionej osoby.

 

6.6. W odniesieniu do pism rozsyłanych do większej liczby odbiorców należy stosować rozdzielnik hasłowy, opracowany w urzędzie pracy.

Przy załatwianiu spraw telefonogramem obowiązuje zanotowanie nazwiska i stanowiska służbowego nadającego i przyjmującego telefonogram oraz czas nadania.

 

 

 

7. Terminy załatwienia spraw i ponaglenia.

 

7.1. Terminy załatwienia spraw wynikają z obowiązujących przepisów lub ustaleń jednostek nadrzędnych albo z poleceń zwierzchników.

 

7.2. Do kontroli załatwienia spraw szczególnie ważnych lub terminowych sekretariat prowadzi podręczny terminarz. O wpisaniu do terminarza decyduje (kierownik) komórki organizacyjnej oznaczając sprawę literą „T”.

 

7.3. Sprawy wymagające terminowego załatwienia przez poszczególnych referentów spraw, nadesłane przez inne jednostki lub komórki organizacyjne, odpowiedzi lub wyjaśnienia do załatwionych w komórce spraw, jak również sprawy wymagające wznowienia w określonym terminie, należy ewidencjonować w komórkach organizacyjnych w odpowiednich terminach.

 

7.4. Dopilnowanie realizacji wyznaczonych terminów załatwienia spraw należy do obowiązków referentów spraw i sekretariatu. Sekretariat obowiązany jest bieżąco informować kierownika komórki organizacyjnej o sprawach, które nie zostały załatwione w terminie.

Kierownik komórki organizacyjnej podejmuje odpowiednie decyzje w tym zakresie.

 

7.5. W przypadku nie załatwienia sprawy w wyznaczonym terminie, obowiązkiem oczekującej na załatwienie jednostki lub komórki organizacyjnej (referenta sprawy) jest przeprowadzenie odpowiedniej interwencji w jednostce lub komórce organizacyjnej, która nie załatwiła przedmiotowej sprawy w wyznaczonym terminie.

 

 

 

8. Podpisywanie pism.

 

8.1. Uprawnienia do podpisywania pism uregulowane są w Regulaminie Organizacyjnym PUP.

 

8.2. Podpis na czystopisach umieszcza się w obrębie napisu określającego imię, nazwisko i stanowisko służbowe względnie w obrębie odpowiedniej pieczątki.

 

8.3. Referent sprawy oraz osoba aprobująca treść pisma umieszczają swoje podpisy na kopii pisma z lewej strony pod tekstem. Pismo przed podpisaniem powinno być oznaczone znakiem sprawy oraz datą.

 

 

 

9. Wysyłanie pism.

 

9.1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysłanego:

1)   przesyłką listową: listami zwykłymi, poleconymi, ekspresowymi, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (brak dyspozycji na kopercie oznacza, że przesyłkę należy wysłać listem zwykłym),

2)   faksem,

3)   na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową,

4)   pocztą elektroniczną.

 

9.2. Kancelaria:

1)   przyjmuje pisma kopertowane, adresowane i kodowane,

2)   sprawdza czy korespondencja przekazana do wysyłki zawiera w prawej części adres odbiorcy składający się z:

      - imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji;

      - nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem
         nieruchomości,

3)   segreguje pisma przeznaczone do wysyłki,

4)   umieszcza na kopertach odcisk pieczątki „opłata pocztowa zryczałtowana” bądź frankuje przesyłki,

5)   zapisuje:

- listy polecone w książce pocztowej,

- listy zwykłe w kartach doręczeń zwykłych przesyłek pocztowych (sumarycznie),

- listy miejscowe w książce doręczeń przesyłek miejscowych,

6) przekazuje przesyłki i korespondencję na pocztę.

 

9.3. Telegramy (faksy) i korespondencję pilną wysyła się natychmiast po jej otrzymaniu.

 

9.4. Przesyłki miejscowe oraz zamiejscowe dostarczane do Kancelarii najpóźniej do godz. 12 ⁰⁰ wysyła się w danym dniu za pośrednictwem urzędu pocztowego, a po godz. 13 ⁰⁰ do 15 ⁰⁰ wysyła się dnia następnego.

 

 

 

10. Zakładanie teczek aktowych. Przechowywanie akt.

 

10.1. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania dokumentacji zgodnie z wykazem akt. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki aktowe, a wraz z nimi – nowe spisy akt. W sytuacji znikomej ilości dokumentacji wytworzonej w ciągu roku można prowadzić teczki ze spisami przez kilka lat.

 

10.2. Końcowej klasie wykazu akt powinna odpowiadać teczka aktowa zawierająca

dokumentację o tym samym haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej; wobec dużej ilości dokumentacji teczka może zostać podzielona na tomy. Niedopuszczalne jest łączenie w jednej teczce dokumentacji o różnej wartości archiwalnej.

 

10.3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym.

W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw. Wówczas znakiem sprawy będzie np.: OA. 0140-1-1/JK/11

 

10.4. Każda teczka aktowa powinna zawierać na stronie tytułowej następujące dane

(wzór opisu teczki aktowej – załącznik nr 5 do instrukcji):

1)   na środku u góry – pełną nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której akta powstały,

2)   w lewym górnym rogu – znak akt złożony z symbolu nazwy komórki organizacyjnej i symbolu hasła według wykazu akt,

3)   w prawym górnym rogu – kategorię archiwalną akt; dokumentacji niearchiwalnej (kat. „B”) z podaniem okresu jej przechowywania,

4)   na środku – tytuł, tj. pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o rodzaj akt zawartych w teczce,

5)   pod tytułem – rok kalendarzowy założenia teczki.

 

10.5. Jeżeli dokumentację gromadzi się i przechowuje w segregatorach, to wymienione w punkcie 10.4 oznaczenia powinny być umieszczone na grzbietach segregatorów.

 

10.6. W teczkach, dokumentacja spraw układana jest w kolejności spisu spraw, a w ramach sprawy - chronologicznie.

 

10.7. W przypadku potrzeby wyjęcia dokumentacji z teczki, należy w jej miejsce włożyć kartę z adnotacją podającą datę i nazwisko pracownika, u którego znajduje się dokumentacja oraz termin jej zwrotu.

 

10.8. Referenci spraw przechowują w oddzielnych teczkach sprawy (pisma, przesyłki) w toku załatwiania oraz przydzielone do załatwienia.

 

10.9. Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w komórkach organizacyjnych lub u referentów spraw przez okres najwyżej dwóch lat, po upływie których przekazuje się akta spraw do składnicy akt.

 

 

 

11. Przekazywanie akt do składnicy akt.

 

11.1. Po upływie dwuletniego okresu przechowywania akt, w pierwszym kwartale każdego roku komórki organizacyjne przekazują akta spraw zakończonych do składnicy akt.

 

11.2. Dokumentację przekazuje się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (zobacz załącznik nr 4 do instrukcji, formularz Pu a-30).

Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii „B”) sporządza się w trzech egzemplarzach. Jeden egzemplarz pozostaje w komórce organizacyjnej przekazującej dokumentację. Dwa egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych kategorii „B” przeznaczone są dla składnicy akt. Spisy podpisują: kierownik komórki organizacyjnej, pracownik przekazujący dokumentację oraz pracownik składnicy akt.

 

11.3. Dokumentację przekazuje się do składnicy akt kompletnymi rocznikami. Jeżeli część dokumentacji jest nadal potrzebna do prac bieżących, pozostawia się ją w komórce organizacyjnej na zasadzie wypożyczenia ze składnicy akt na podstawie karty udostępnienia i po dokonaniu formalnego jej przekazania (tj. umieszczenia w spisie zdawczo-odbiorczym).

 

11.4. Dokumentacja przekazywana do składnicy akt powinna być uporządkowana przez komórkę organizacyjną, w której powstała, co oznacza:

1)   ułożenie dokumentacji wewnątrz teczek zgodnie z roz. 3, pkt. 10.6,

2)   opisanie teczek zgodnie z roz. 3 pkt. 10.4,

3)   ułożenie teczek wg kolejności klas z rzeczowego wykazu akt,

4)   wyłączenie z teczek dalszych egzemplarzy dokumentacji i części metalowych.

11.5. Do przechowywanej dokumentacji należy dołączyć związane z nią pomoce ewidencyjne: rejestry, kartoteki, skorowidze itp.

 

 

 

12. Postępowanie z aktami zastrzeżonymi.

 

W postępowaniu z aktami zastrzeżonymi stosuje się tryb ustalony w odniesieniu do akt jawnych – z następującymi uzupełnieniami:

1)   pisma poufne podlegają odrębnej rejestracji w Sekretariacie urzędu,

2)   obieg akt poufnych w toku ich załatwiania odbywa się w kopertach lub opakowaniach – teczkach zabezpieczonych przed wglądem osób niepowołanych,

3)   akta poufne przechowuje się w taki sposób, żeby były zabezpieczone przed wglądem osób niepowołanych,

4)   pisma poufne wysyła się przesyłką poleconą w podwójnych kopertach, przy czym wewnętrzną kopertę zaopatruje się w adres i oznacza symbolem „poufne”. Kopertę zewnętrzną oznacza się tak jak pisma jawne,

5)   pisma poufne należy numerować i przesyłać według rozdzielnika wskazującego, który egzemplarz otrzymuje dany adresat,

6)   we wszystkich zapisach ewidencyjnych (spisy spraw, rejestry itp.), przy poszczególnych pozycjach wpisuje się znak „pf” przed numerem pisma.

 

 

 

 

 

Rozdział IV

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

 

1. Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w urzędzie pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa.

 

2. Zaleca się wykorzystywanie informatyki w celu:

a) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej,

b) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrzurzędową pocztą elektroniczną,

c) udostępnienia upoważnionym pracownikom:

- zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności: edytorów tekstu, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych, programów graficznych, oprogramowania antywirusowego,

- zakupionych baz danych, a w szczególności: prawnych, baz adresowych, baz danych statystycznych,

- utworzonych w urzędzie baz danych, a w szczególności Systemu Informatycznego PULS, ewidencji klientów SUP, Syriusz,

d) współdziałania z bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej,

e) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,

f) monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz urzędu,

g) umieszczania na wykupionych stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o urzędzie, kadrze kierowniczej i kompetencjach,

h) informowania interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw.

Pracownikiem odpowiedzialnym za kierowanie procesem informatyzacji w urzędzie jest administrator sieci.

 

3. Dane przechowywane w pamięci komputerów administrator sieci zabezpiecza przez:

a)    dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,

b)   odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.

 

4. Dostęp do zbiorów zawartych w komputerach ogranicza się przez:

a)    system haseł identyfikujących pracownika,

b)   system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień.

 

5. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą poprzez:

a)    przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:

- operacyjnego,

- narzędziowego,

- aplikacyjnego,

b)  archiwizowanie codzienne wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu,

c)  archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu.

 

6. W przypadku gromadzenia danych osobowych, do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.

 

 

 

 

 

Rozdział V

Postanowienia końcowe

 

1. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej.

 

1.1. W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej dokumentację spraw zakończonych, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami instrukcji, należy przekazać do składnicy akt.

 

1.2. Dokumentację spraw nie zakończonych należy przekazać na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych komórce organizacyjnej, która przejęła zadania zreorganizowanej lub zlikwidowanej komórki. Kopię spisu należy przekazać do składnicy akt.

 

 

 

2. Kontrola prac kancelaryjnych.

 

2.1. Kierownicy komórek organizacyjnych sprawują systematycznie kontrolę czynności wykonawczych przez podległych pracowników.

 

2.2. Kontrola polega na sprawdzaniu terminowości załatwienia spraw, prawidłowości obiegu dokumentacji i terminowości przekazywania jej do składnicy akt.

 

2.3. Do obowiązków kierowników komórek organizacyjnych należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do podległych pracowników, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią.

 

2.4. Do obowiązków pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy należy na bieżąco zapoznawanie się z treścią przepisów prawnych.

 

2.5. Ogólny nadzór nad stosowaniem postanowień instrukcji sprawuje Kierownik Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego.