jrwa

Symbole klasyfikacji akt

Hasła klasyfikacyjne akt

Kat. arch. akt w PUP

Uwagi

1

2

3

4

5

6

8

0

00

000

001

0010

0011

0012

0013

Zarządzanie

Organy jednoosobowe i kolegialne urzędu pracy

Powiatowa Rada Zatrudnienia

Konferencje, sympozja, seminaria, narady

Konferencje, sympozja, seminaria organizowane przez urząd pracy

Udział w zewnętrznych konferencjach, sympozjach, seminariach

Narady organizowane przez  urząd pracy

Udział w zewnętrznych naradach

B-25

B-25

B-25

B-25

B-25

Regulamin działalności. Porządek obrad, lista uczestników, protokoły obrad, materiały na posiedzenie, uchwały sprawozdania z realizacji uchwał.

Programy imprez, listy uczestników, referaty, teksty wystąpień, protokoły obrad, sprawozdania

Własne wystąpienia, referaty, sprawozdania z tych imprez, zew. dokumentacja – kat. B-2

Programy, sprawozdania, notatki

Jak w klasie 0011

01

010

011

012

0110

0111

0112

0113

0120

0121

0122

0123

0124

0125

0126

0127

Organizacja

Przepisy prawne dotyczące organizacji i zarządzania

Organizacja powiatowych urzędów pracy

Statuty i regulaminy organizacyjne urzędu

Zakresy czynności pracowników

Upoważnienia pracowników do załatwiania spraw. Pełnomocnictwa

Rejestry wydanych upoważnień i pełnomocnictw

Obsługa kancelaryjna urzędu pracy,  składnicy akt

Przepisy w sprawie obsługi kancelaryjnej i prowadzenia archiwów - składnic akt

Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji w jednostkach organizacyjnych

Wzory formularzy i druków

Gospodarka formularzami i drukami

Wzory odciskowe pieczęci urzędowych

Godła, tablice urzędowe i informacyjne, flagi państwowe

Ewidencja zasobu składnicy akt urzędu pracy

Udostępnianie akt

B-10

B-25

B-10

B-10

B-10

B-25

B-3

B-5

B-5

B-25

B-10

B-25

B-2

Zakresy czynności, regulaminy wew. dot. podziału czynności pracowników, itp.

Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia pełnomocnictwa lub upoważnienia

Instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwów – składnic akt

Kontrolki wpływów i wysłanej korespondencji, arkusze ewidencyjne, dowody opłat pocztowych, rozdzielniki, terminarze. Dzienniki korespondencyjne : B-5

Obejmuje także ewidencję wzorów odciskowych

Ewidencja

Spisy zdawczo-odbiorcze, wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji niearchiwalnej

Zezwolenia, karty udostępniania akt

02

020

021

022

023

024

025

0220

0221

0250

0251

Akty normatywne

Obsługa prawna urzędu

Zbiór własnych aktów normatywnych

Zbiór aktów normatywnych centralnych i terenowych organów władz i administracji rządowej

Interpretacja prawna

Interpretacja prawna własnych aktów normatywnych

Interpretacja prawna obcych aktów normatywnych

Opiniowanie projektów aktów prawnych

Opinie prawne i informacje o sprawach prawnych

Postępowanie sądowe oraz postępowanie przed innymi organami orzekającymi

Sprawy z powództwa cywilnego

Sprawy w postępowaniu administracyjnym

B-25

B-10

B-25

B-5

B-5

Bc

B-10

B-10

Komplet podpisanych uchwał, zarządzeń, okólników, decyzji, instrukcji, wytycznych. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. Jeden egzemplarz rejestruje się w odpowiednich klasach rzeczowych.

Okresy przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy.

Jak w klasie 0250, dotyczy m. in. skarg do NSA i odpowiedzi na te skargi

03

030

031

032

0320

0321

Planowanie i sprawozdawczość z działalności urzędu pracy

Roczne plany pracy i sprawozdania z ich realizacji powiatowego urzędu pracy

Plany okresowe i sprawozdania z ich realizacji powiatowego urzędu pracy

Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych

Plany

Sprawozdania z działalności

B-25

B-5

B-5

B-25

04

040

041

042

043

0400

0401

0410

0411

0412

0413

0414

0415

Informatyzacja

Projektowanie i wdrażanie systemów informatycznych

Dokumentacja projektowania oprogramowania

Licencja na oprogramowanie

Eksploatacja systemów informatycznych w urzędzie pracy

Organizacja prac eksploatacyjnych systemów informatycznych

Eksploatacja systemów informatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania zbiorów danych

Zbiory informacji zgromadzonych na nośnikach informatycznych

Zabezpieczenie techniczne i materiałowe eksploatacja systemów

Instalacja, utrzymanie i administracja oprogramowania systemowego i pomocniczego

Wspomaganie użytkowników systemu (konsultacje i szkolenia)

Zakup sprzętu komputerowego i usług informatycznych

Dostęp do informacji publicznej. Biuletyn Informacji Publicznej

B-25

B-5

B-5

B-25

B-5

B-5

B-5

B-5

B-5

B-25

m. in. ewidencja systemów i programów

Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy licencyjnej

Harmonogramy, umowy, raporty, pisma w sprawie z użytkownikami

Instrukcje, opracowania;  z zewnątrz – B-10

Dokumentacja konserwacji sprzętu

Materiały szkoleniowe, wytyczne i instrukcje dla użytkowników

Zamówienia i dostawa sprzętu komputerowego, oferty, zlecenia, umowy, specyfikacja wymagań sprzętowo-komputerowych, protokoły odbioru, pisma

05

050

051

052

053

054

055

056

Skargi i wnioski

Zasady i tryb załatwiania skarg i wniosków

Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio

Skargi i wnioski przekazywane wg właściwości załatwiania

Listy od obywateli załatwiane bezpośrednio

Listy obywateli przekazane do załatwienia wg właściwości

Analizy skarg i wniosków

Ewidencja skarg i wniosków

B-10

B-25

B-5

B-25

B-5

B-25

B-25

Przepisy własne – B-25

06

060

061

062

063

064

065

Wydawnictwa. Upowszechnianie informacji o działalności urzędu pracy

Przepisy prawne dotyczące wydawnictw

Zbiory zewnętrznych materiałów informacyjnych o działalności urzędu pracy

Prenumerata dzienników, czasopism i zakup literatury fachowej

Wystąpienia przedstawicieli podczas konferencji prasowych, wywiady z przedstawicielami urzędu pracy

Odczyty i wykłady dotyczące działalności urzędu pracy

Obsługa wizyt gości urzędu pracy

B-10

B-25

B-5

B-25

B-25

B-5

Teksty artykułów prasowych, wycinki prasowe

Relacja z konferencji, teksty wywiadów i wystąpień

Programy, teksty odczytów i wykładów

07

070

071

072

073

074

075

076

077

078

079

Współpraca z krajowymi instytucjami

Przepisy prawne dotyczące współpracy

Współpraca ministrami i kierownikami urzędów centralnych

Współpraca z wojewodą i administracją rządową

Współpraca z samorządem terytorialnym i administracją terenową

Współdziałanie między jednostkami sieci urzędów pracy

Współpraca z organizacjami pozarządowymi

Współpraca ze związkami  zawodowymi

Współpraca z innymi instytucjami i organizacjami

Współpraca z instytucjami w ramach realizacji projektów sektorowych i regionalnych

Reprezentacja

B-10

B-25

B-25

B-25

B-5

B-5

B-5

B-5

B-10

B-5

Partnerstwo, 

Wnioski, porozumienia, umowy, projekty i sprawozdania z realizacji projektów. Dla każdego projektu tworzy się odrębną teczkę

Zaproszenia, życzenia, podziękowania i inne pisma kierownictwa urzędu pracy

08

080

081

Współpraca z zagranicą

Zagraniczne wyjazdy służbowe pracowników

Zaproszenie do współpracy przy projektach międzynarodowych dotyczących rynku pracy

B-5

B-5

Wnioski wyjazdowe, pisma w sprawie rozliczeń podróży, delegacje służbowe są przechowywane w Wydziale Finansowo-Księgowym

09

090

091

092

093

094

095

0920

0921

Kontrole

Zasady i tryb postępowania w sprawach kontroli

Ewidencja upoważnień do przeprowadzania kontroli

Kontrole zewnętrzne

Kontrole kompleksowe i problemowe

Inne kontrole

Kontrole wewnętrzne

Analizy i sprawozdania z przeprowadzonych kontroli

Książki kontroli

B-10

B-10

B-25

B-5

B-5

B-25

B-5

Przepisy własne – B-25

Plan kontroli, protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z realizacji zaleceń

1

Kadry

10

100

101

Zasady pracy i płac

Przepisy dotyczące zatrudnienia, pracy i płac oraz spraw osobowych

Zasady wynagrodzenia i premiowania pracowników

B-10

B-25

Okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej danego przepisu

Systemy wynagradzania i premiowania pracowników, regulaminy, zarządzenia

11

110

111

112

113

114

115

116

1130

1131

1140

1141

1142

Zatrudnienie

Przyjmowanie do pracy i zwalnianie pracowników

Przeglądy kwalifikacyjne i ocena pracowników

Przydział etatów

Analizy, oceny dotyczące zatrudnienia

Analizy oceny dotyczące zatrudnienia i wynagrodzeń pracowników

Sprawozdania dotyczące zatrudnienia

Wynagrodzenie, awansowanie i nagradzanie pracowników

Wynagradzanie i nagradzanie pracowników

Nagrody jubileuszowe

Nagrody z funduszu zakładowego

Prace dodatkowe pracowników

Wojskowe sprawy pracownicze

B-5

B-5

B-25

B-25

B-25

B-10

B-10

B-10

B-3

B-5

Oferty, podania, pisma w sprawie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu. Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych – kl. 120

Wykazy etatów. Zbiorcze zestawienia ilościowe i jakościowe etatów własnych i jednostek podległych

Materiały pomocnicze, ankiety dotyczące zatrudnienia i wynagrodzeń – kat. B-2

Przekazywane instytucjom zewnętrznym (GUS, MPiPS, PFRON)

Wnioski przeszeregowań i nagród. Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych – klasa 120

Odpisy pism do teczek osobowych – klasa 120

Jak w klasie 1141

Rejestr umów zleceń,

12

120

121

122

Ewidencja osobowa pracowników

Akta osobowe pracowników

Pomoce ewidencyjne do akt osobowych

Legitymacje pracownicze i karty identyfikacyjne

B-50

B-50

B-5

Dla każdego pracownika należy prowadzić osobną teczkę zawierającą: podanie o pracę, życiorys, ankietę personalną, umowy o pracę, opinie zawodowe, zakresy obowiązków, oświadczenia o stanie majątkowym, uwierzytelnione kopie dokumentacji przebiegu pracy (świadectw nauki i podnoszenia kwalifikacji)

Księgi ewidencyjne pracowników, skorowidze

Wnioski o wydanie legitymacji i kart, ewidencja legitymacji i kart

13

130

131

132

133

134

135

1340

1341

1342

Bezpieczeństwo i higiena pracy

Przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy

Przeglądy warunków bezpieczeństwa i higieny pracy

Wypadki przy pracy i w drodze do pracy lub z pracy

Analiza wypadków

Środki ochronne

Odzież ochronna i środki ochrony indywidualnej

Urządzenia ochronne i sanitarne

Środki utrzymania czystości

Okresowe badania lekarskie

B-10

B-5

B-10

B-25

B-5

B-5

B-3

B-5

Własne ustalenia i wytyczne – B-5

Sprawozdania, notatki, analizy, oceny, pisma w sprawie

Karty wypadków, protokoły wypadków. Dokumentacja wypadków śmiertelnych, zbiorowych i indywidualnych kat. B-25

(w tym także środki higieny osobistej)

Pisma w sprawie, ewidencja badań lekarskich

14

140

141

142

143

144

145

Szkolenia pracowników

Przepisy prawne dotyczące szkolenia pracowników

Przygotowanie i obsługa organizacyjno-techniczna kursów i szkoleń

Doskonalenie kadry kierowniczej

Służba przygotowawcza

Praktyki i staże zawodowe

Samokształcenie i dokształcanie pracowników w szkole i na studiach

B-10

B-2

B-5

B-5

B-5

B-5

Plany, zezwolenia, decyzje o dofinansowaniu

Pisma w sprawie, harmonogramy, opinie, dokumentacja egz.

Umowy, programy praktyk, pisma w sprawie

15

150

151

152

153

154

155

156

157

Dyscyplina pracy

Przepisy prawne dotyczące dyscypliny pracy i karania pracowników

Dowody obecności w pracy

Absencja pracowników

Urlopy pracownicze

Ewidencja delegacji służbowych

Inne nieobecności

Kary porządkowe

Analiza efektywności czasu pracy

B-10

B-3

B-3

B-3

B-2

B-3

B-5

B-3

Listy i karty ewidencyjne obecności, ewidencja wyjść prywatnych i służbowych

Kat. B-3 dot. wyłącznie zaświadczeń o niezdolności do pracy, inne akt – kat. Bc, zwolnienia lekarskie są przechowywane w Wydziale Finansowo-Księgowym

Plany urlopów, karty urlopowe

Rachunki kosztów podróży służbowych należą do dowodów księgowych – kat. B-6

16

160

161

162

Sprawy socjalno-bytowe

Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-bytowych pracowników

Świadczenia socjalno-bytowe realizowane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Opieka zdrowotna

B-25

B-5

B-3

Własne (np. regulaminy); inne B-5

Wnioski o pomoc socjalną pracowników wraz dokumentacją dotycząca ich załatwienia

Dot. m. in. spraw prowadzenia poradni pracowniczej

17

170

171

172

173

174

Ubezpieczenia socjalne pracowników. Emerytury i renty

Przepisy ubezpieczeniowe

Ubezpieczenia społeczne

Dowody uprawnień do zasiłków

Legitymacje ubezpieczeniowe

Emerytury i renty

B-10

B-5

B-5

B-5

B-5

Przepisy i wyjaśnienia instytucji ubezpieczeniowych (ZUS)

Kartoteki, zasiłki, ewidencja zasiłków

Dotyczy zasiłków chorobowych, wychowawczych, rodzinnych i pogrzebowych

Ewidencja legitymacji ubezpieczeniowych, wnioski o wydanie legitymacji

Wnioski o emerytury i renty, ewidencja świadczeń emerytalnych i rentowych

2

Środki rzeczowe i zamówienia publiczne

20

200

201

202

Inwestycje i kapitalne remonty

Dokumentacja techniczna i prawna inwestycji i remontów – obiektów typowych

Zakup  gotowych dóbr inwestycyjnych

Realizacja inwestycji i remontów generalnych

B-5

B-5

B-5

Dla każdego obiektu prowadzi się osobną teczkę. Okres przechowywania liczy się od utraty obiektu (np. sprzedaży, rozbiórki), w przypadku obiektów zabytkowych lub nietypowych – B-25

Plany, pisma w sprawie

Oferty wykonawców, kosztorysy, umowy z wykonawcami, protokoły negocjacji i narad, protokoły odbiorcze. Jeden egzemplarz protokołu należy dołączyć do dokumentacji prawnej i technicznej obiektu – klasa 200. Dla każdej inwestycji zakłada się odrębną teczkę

21

210

211

212

213

2130

2131

2132

2133

2134

2135

Administrowanie budynkami i lokalami urzędów pracy

Nabywanie i zbywanie nieruchomości

Wynajem budynków i lokali zewnętrznych instytucjom i osobom fizycznym

Przydział i najem budynków i lokali na potrzeby urzędu pracy

Eksploatacja budynków i lokali urzędu pracy

Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków i lokali

Dokumentacja techniczna prac remontowych

Konserwacja

Oświetlenie, ogrzewanie budynków i lokali, zaopatrzenie w wodę

Utrzymanie czystości i estetyka budynków i pomieszczeń, wywóz nieczystości

Podatki i opłaty publiczne

B-25

B-5

B-5

B-6

B-5

B-3

B-3

B-2

B-10