instrarch
Załącznik nr 3
do Zarządzenia Nr 17/11
Dyrektora
PUP dla Miasta Torunia
z
dnia 17.10.2011r
INSTRUKCJA ARCHIWALNA
2011R.
Rozdział 1
PRZEDMIOT I ZAKRES INSTRUKCJI
1. Instrukcja określa organizację i zakres działania składnicy akt w Powiatowym Urzędzie Pracy dla Miasta Torunia zwanym dalej PUP:
1) tryb postępowania z aktami przekazywanymi do składnicy akt;
2) zasady przechowywania i udostępniania akt;
3) zasady i tryb przekazywania dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania.
2. W Powiatowym Urzędzie Pracy dla Miasta Torunia funkcjonuje składnica akt.
3. Przepisy zawarte w instrukcji odnoszą się do składnicy akt.
4. Przynależność organizacyjną składnicy akt ustala kierownik jednostki organizacyjnej. Obsługa składnicy akt należy do Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego.
5. Postępowanie z dokumentacją zawierającą tajemnicę państwową regulują odrębne przepisy.
6. Kontrolę nad postępowaniem z aktami w składnicy sprawuje właściwe archiwum państwowe.
7. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:
· archiwum państwowe – centralne i terenowe archiwa państwowe;
· składnica akt – komórkę organizacyjną w Powiatowym Urzędzie Pracy dla Miasta Torunia nie objętą szczególnym nadzorem archiwum państwowego, powołaną do gromadzenia, przechowywania, zabezpieczania, ewidencjonowania, udostępniania oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kat.B);
· jednostka
organizacyjna – Powiatowy Urząd Pracy dla Miasta
Torunia;
· komórka organizacyjna – komórkę organizacyjną do wykonywania określonych zadań, wymienioną w regulaminie organizacyjnym PUP;
· sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy oraz
podanie, pismo, dokument, a
także
korespondencja z faksu i poczty elektronicznej, spełniająca
wymagania
dla dokumentów wniesionych tą drogą wymagające
podjęcia i wykonania czynności
służbowych, wyrażających się między
innymi w tworzeniu akt;
·
teczka aktowa
(spraw) – skoroszyt, segregator, taczkę wiązaną służącą
do przechowywania jednorodnych lub
rzeczowo pokrewnych akt,
objętych tą samą grupą akt
ustalonych wykazem akt;
·
rzeczowy
wykaz akt – stanowiący tematyczną klasyfikację
dokumentacji urzędu pracy z
kwalifikacją archiwalną;
· znak sprawy – stała cecha rozpoznawcza sprawy i wszystkich pism tej sprawy dotyczących.
Rozdział 2
PODZIAŁ NA KATEGORIE ARCHIWALNE
1. Akta dzieli się pod względem ich wartości archiwalnej na dwie kategorie:
· Materiały archiwalne (akta kategorii A) – PUP dla Miasta Torunia nie jest twórcą dokumentacji oznaczonej tym symbolem;
· Dokumentacja niearchiwalna (akta kategorii B);
2. Materiały archiwalne – w rozumieniu art. 1 ustawy z
dnia 14 lipca 1983r.
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz.U. z 2011r. nr 123,
poz. 698) są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja
finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i
mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowi, dokumenty elektroniczne w
rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji
działalności podmiotów realizujących zadania publiczne zadania publiczne (Dz.U.
nr 64, poz. 565, z późn. zm.) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej
wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o
działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych
państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi
państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności
organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i
wyznaniowym , o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o
działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych
jednostek organizacyjnych – powstała w przeszłości i powstała współcześnie. Do
oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych stosuje się symbol A.
3. Dokumentacja niearchiwalna – są to akta, które mają czasową wartość praktyczną. Po ich wykorzystaniu i po upływie określonych okresów przechowywania, są brakowane i niszczone. Do oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej stosuje się symbol B. Dokumentacja ta dzieli się na trzy grupy:
a) „B” z dodaniem cyfr arabskich, które określają okres
jej
przechowywania (np.: B-5); okres
przechowywania tej dokumentacji
liczy się w pełnych latach
kalendarzowych, poczynając od pierwszego
stycznia roku następnego po
załatwieniu sprawy (np.: akta spraw
załatwionych w ciągu 1995r.
oznaczone symbolem B-5, mogą być
przekazane na makulaturę lub
zniszczenie po 01 stycznia 2001r.).
Dokumentacja ta – wraz z upływem
właściwego okresu przechowywania –
może zostać przekazana na makulaturę
lub zniszczenie po uprzednim
uzyskaniu zezwolenia właściwego
archiwum państwowego;
b) „BE” z dodaniem cyfr arabskich oznacza akta, które po
upływie ustalonego
w rzeczowym wykazie akt okresu ich
przechowywania powinny być
poddane ekspertyzie (np.: BE-10).
Ekspertyzę przeprowadza właściwe
archiwum państwowe, które może
przekwalifikować akta do materiałów
archiwalnych (kat. A);
c) „Bc” oznacza akta manipulacyjne, które po pełnym ich
wykorzystaniu do
prac bieżących mogą być przekazane
na makulaturę bezpośrednio w
komórkach organizacyjnych pod
kontrolą pracownika prowadzącego
składnicę akt i na zasadach
określonych przez właściwe terytorialnie
archiwum państwowe.
4. Szczegółowy podział dokumentacji niearchiwalnej (akt kat. B) ustalony został w jednolitym rzeczowym wykazie akt dla jednostki organizacyjnej jaką jest Powiatowy Urząd Pracy dla Miasta Torunia.
Rozdział 3
ZAKRES DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT ORAZ PERSONELU TEJ SKŁADNICY
1. Do zadań składnicy akt należy:
a) przyjmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych i współpraca z komórkami organizacyjnymi w przygotowaniu akt do przekazania;
b) zabezpieczenie przyjętych akt oraz prowadzenie ich ewidencji;
c) udostępnianie akt osobom upoważnionym;
d) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kat. B) oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu.
2. Składnicę akt prowadzi pracownik wyznaczony przez Dyrektora PUP dla Miasta Torunia w ramach zakresu obowiązków.
3. Do obowiązków pracownika składnicy akt należy:
a) wykonywanie prac wymienionych w niniejszym rozdziale w punkcie 1;
b) sporządzanie rocznego sprawozdania (ilościowego zestawienia przyjętych akt z komórek organizacyjnych oraz akt wybrakowanych).
4. Pracownik prowadzący składnicę akt ma obowiązek przekazać je swojemu następcy na podstawie protokołu.
Rozdział 4
LOKAL
1. Składnica akt składa się z pomieszczenia biurowego oraz magazynu archiwalnego.
2. Magazyn archiwalny składnicy powinien być wyposażony w:
·
regały metalowe i
inne urządzenia do przechowywania akt, rozmieszczone w sposób umożliwiający
łatwy dostęp do akt (odstęp między regałami nie mniejszy niż
· sprzęt przeciwpożarowy (gaśnice proszkowe);
· sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności powietrza, tzn. higrometr włosowy z termometrem;
· schemat topograficzny rozmieszczenia akt.
3. Magazyn składnicy akt powinien być suchy, równomiernie ocieplony w ciągu całego roku, nie narażony na bezpośrednie działanie promieni słonecznych (zabezpieczeniem mogą być lniane zasłony).
4. Warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych składnicy akt zostały określone w załączniku nr 1.
5. Magazyn składnicy akt powinien być zabezpieczony przed włamaniem (np.: okratowanie okien, obicie drzwi wejściowych blachą i zaopatrzenie ich w mocne zamki).
6. W lokalu składnicy akt nie wolno przechowywać innych przedmiotów niż, te które stanowią jego wyposażenie.
7. Palenie tytoniu w składnicy akt jest bezwzględnie zabronione.
8. Prawo wstępu do pomieszczeń składnicy akt ma pracownik składnicy, jego przełożony oraz upoważnieni pracownicy organów kontrolnych za okazaniem upoważnienia. Natomiast osoby niezatrudnione mają prawo wstępu tylko w obecności prowadzących składnicę akt.
9. Po zakończeniu pracy magazyn składnicy powinien być zamykany i plombowany, a klucze przechowywane w skrzynce na klucze, IIp. pok. 40.
Rozdział 5
PRZEJMOWANIE AKT Z KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH
1. Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od stycznia następnego roku po zakończeniu sprawy. Po tym terminie akta przejmuje składnica akt.
2. Składnica przejmuje akta pełnymi rocznikami. Akta spraw załatwionych potrzebne nadal do załatwienia spraw bieżących mogą być wypożyczone na określony czas (umówiony ze składnicą) po ich zaewidencjonowaniu, tzn. umieszczeniu w spisie zdawczo-odbiorczym i odnotowaniu faktu wypożyczenia.
3. Akta przejmowane przez składnicę akt powinny być uporządkowane przez komórkę organizacyjną, w której powstały.
Poprzez uporządkowanie akt rozumie się:
a) ułożenie pism w obrębie poszczególnych teczek zgodnie z instrukcją kancelaryjną i według spisu spraw (dot. kat. B);
b) opisanie teczek aktowych przez jednostki i komórki organizacyjne (przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik nr 7 do niniejszej instrukcji):
· na środku u góry – pełna nazwa jednostki i komórki organizacyjnej,
· w lewym górnym rogu – znak akt złożony z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła z rzeczowego wykazu akt,
· w prawym górnym rogu – kategoria archiwalna akt wraz z podaniem okresu przechowywania akt (np.: B-5),
· na środku teczki tytuł – hasło z rzeczowego wykazu akt rozwinięte o rodzaj dokumentacji,
· pod tytułem – skrajne daty, tzn. roczne daty najwcześniej i najpóźniej wytworzonych dokumentów jakie znajdują się w teczce oraz numer tomu, jeżeli teczka została podzielona na tomy,
· w lewym dolnym rogu – liczba porządkowa, pod którą teczka została wpisana w spisie zdawczo-odbiorczym.
c) usunięcie wtórników pism;
d) usunięcie części metalowych i przesznurowanie akt (dotyczy akt, których okres przechowywania jest dłuższy niż 10 lat).
4. Poszczególne komórki organizacyjne przekazują akta na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych – dla dokumentacji niearchiwalnej (akt kat. B) w trzech egzemplarzach. Dwa egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt kat. B są przeznaczone dla składnicy akt, pozostałe egzemplarze podpisane przez prowadzącego składnicę akt, zatrzymuje komórka organizacyjna przekazująca akta.
5. Spisy zdawczo-odbiorcze rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych w kolejności wpływu i nadaje się im numery bieżące.
6. Pracownik prowadzący składnicę akt może odmówić przejęcia akt w następujących przypadkach:
· jeżeli stwierdza, że akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami;
· gdy stwierdza, że w spisie zdawczo-odbiorczym są błędy lub nieścisłości.
7. O powodach nie przyjęcia akt pracownik składnicy akt zawiadamia swojego bezpośredniego przełożonego, podając przyczyny tej decyzji.
Rozdział 6
PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA AKT
1. Ewidencję akt w składnicy akt stanowią:
1) spisy zdawczo-odbiorcze akt (wg formularza stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji),
2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych (wg formularza stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji),
3) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (wg formularza stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszej instrukcji),
4) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (wg formularza stanowiącego złącznik nr 5 do niniejszej instrukcji),
5) karta udostępnienia akt (wg formularza stanowiącego załącznik nr 6 do niniejszej instrukcji).
2. Wnioski o udostępnienie akt otrzymują w ciągu roku kolejne numery bieżące i według tej kolejności przechowywane są w składnicy akt przez dwa lata licząc od daty zwrotu akt.
3. Składnica akt prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych akt:
· zbiór I stanowią pierwsze egzemplarze spisów ułożone według kolejności numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych;
· zbiór II stanowią drugie egzemplarze (kopie) spisów przechowywane w teczkach założonych oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych, zbiór ten służy do udostępnienia akt.
4. Dokumentacja niearchiwalna (akta kat. B) powinna być przechowywana na regałach, ułożona według komórek organizacyjnych z pozostawieniem rezerwy miejsca na nowe roczniki.
5. Przed umieszczeniem akt na regałach należy każdą teczkę aktową oznaczyć sygnaturą archiwalną, składającą się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego z wykazu akt spisów zdawczo-odbiorczych łamanego przez numer kolejny pozycji spisu zdawczo-odbiorczego.
6. Układ teczek aktowych na półkach może być:
1) poziomy – systemem bibliotecznym (od lewej ku prawej stronie),
2) pionowy – teczka na teczce, od dołu ku górze.
Rozdział 7
UDOSTĘPNIANIE AKT
1. Akta przechowywane w składnicy akt są udostępniane/wypożyczane do celów służbowych.
2. Akta udostępniane/wypożyczane są przez pracownika prowadzącego składnicę akt na wniosek o udostępnienie akt poza lokal składnicy akt.
3. Nie należy wypożyczać poza składnicę akt zastrzeżonych przez komórkę organizacyjną, która je przekazała, akt uszkodzonych oraz pomocy ewidencyjnych.
4. Udostępnianie akt przechowywanych w składnicy akt takim jednostkom jak: placówki naukowe, instytucje środków masowego przekazu i inne instytucje, wymaga za każdym razem zgody Dyrektora PUP i odbywa się stosownie do przepisów:
· Ustawy z dnia 05 sierpnia 2010r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. nr 182, poz. 1228)
· Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. z 2002r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.)
· Ustawy z dnia 12 stycznia 1984r. Prawo Prasowe (Dz.U. nr 5, poz. 24 z późn. zm.)
· Rozporządzenia Rady Ministrów z 9 lipca 1984r. w sprawie trybu udostępniania prasie informacji oraz organizacji zadań rzeczników prasowych w urzędach organów administracji państwowej (Dz.U. nr 40, poz. 209 z późn. zm.)
5. Udostępnia się całe teczki aktowe, nie należy wypożyczać pojedynczych akt zawartych w teczce.
6. Przy zwrocie akt pracownik prowadzący składnicę akt sprawdza ich stan i fakt ich zwrotu odnotowuje we wniosku o udostępnienie akt w obecności zwracającego akta.
7. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń akt, pracownik prowadzący składnicę akt sporządza protokół (wg formularza stanowiącego załącznik nr 8 do niniejszej instrukcji), który podpisuje wypożyczający akta; kierownik komórki organizacyjnej, którego pracownik jest wypożyczającym akta oraz pracownik składnicy. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zgubionych akt lub dołącza się do akt uszkodzonych, drugi egzemplarz doręcza się kierownikowi jednostki organizacyjnej, której akta udostępniono, natomiast trzeci przechowuje się specjalnej w teczce.
Kierownik komórki organizacyjnej, w której uszkodzono lub zagubiono akta przeprowadza postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia winnego zaniedbań i pociągnięcia go do odpowiedzialności służbowej.
Rozdział 8
BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ
1. W pierwszym kwartale każdego roku pracownik prowadzący składnicę akt dokonuje przeglądu i wydzielenia akt zgromadzonych w składnicy w celu wyłączenia na makulaturę dokumentacji niearchiwalnej, której termin przechowywania upłynął.
2. Wydzielenia akt dokonuje komisja, w skład której wchodzą:
1) kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega składnica akt,
2) osoba kierująca lub prowadząca składnicę akt,
3) przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja niearchiwalna podlega wydzieleniu.
3. Do zadań komisji należy:
· Zakwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej (akt kat. B) do zniszczenia, ewentualnie ustalenia dla nich innego okresu przechowywania,
· Sporządzenie protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej, której termin przechowywania upłynął oraz spisu tej dokumentacji,
4. Komisja może przekwalifikować dokumentację niearchiwalną (akta kat. B) do materiałów archiwalnych za zgodą archiwum państwowego, a także przedłużyć termin przechowywania dokumentacji niearchiwalnej.
5. Akta przeznaczone do wybrakowania (na makulaturę lub zniszczenie) należy wydzielić i przechowywać w kolejności pozycji spisu tych akt. Przechowuje się je do czasu uzyskania zezwolenia właściwego archiwum państwowego.
6. Jeden egzemplarz protokołu oceny dokumentacji i spisu tej dokumentacji należy przekazać do archiwum państwowego w celu uzyskania zezwolenia na zniszczenie akt.
7. Archiwum państwowe może przeprowadzić ekspertyzę archiwalną wybrakowanej dokumentacji, zażądać zmiany kwalifikacji akt i przeprowadzenia nowego brakowania. Od decyzji archiwum państwowego służy prawo odwołania do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
8. Archiwum państwowe wydaje zezwolenie na przekazanie dokumentacji na makulaturę w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich pozostaje w składnicy akt wraz ze spisem wybrakowanej dokumentacji, drugi jest przeznaczony dla zbiornicy makulatury.
9. Pracownik prowadzący zakładową składnicę akt po uzyskaniu zezwolenia archiwum państwowego dokonuje przekazania akt na makulaturę lub zniszczenie oraz dokonuje w spisach zdawczo-odbiorczych adnotacji o zniszczeniu tej dokumentacji.
Rozdział 9
PRZEKAZYWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO
1. W przypadku przekwalifikowania przez komisję
dokumentacji niearchiwalnej do materiałów archiwalnych (za zgodą archiwum
państwowego), składnica akt przekazuje materiały archiwalne (akta kat. A) do
właściwego archiwum państwowego po upływie 25 lat od momentu ich wytworzenia,
zgodnie z postanowieniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia
16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej
klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. nr 167, poz. 1375).
2. Materiały archiwalne przeznaczone do przekazania do właściwego archiwum państwowego powinny być uporządkowane zgodnie z § 13-18 rozporządzenia, o którym mowa w pkt 1.
3. Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego ponosi jednostka organizacyjna przekazująca akta.
Powyższe będzie miało zastosowanie w przypadku, gdy PUP dla Miasta Torunia będzie jednostką tworzącą materiały archiwalne (akta kat. A) a nadzór nad składnicą akt sprawować będzie Państwowa Sieć Archiwalna.
Rozdział 10
KONTROLA SKŁADNICY AKT
1. Nadzór nad stanem i sposobem przechowywania dokumentacji w składnicy akt sprawuje właściwe archiwum państwowe.
2. Przedstawiciel archiwum państwowego sporządza protokół z przeprowadzonej kontroli i wydaje zalecenia pokontrolne, do realizacji których jest zobowiązana kontrolowana jednostka organizacyjna.
3. Protokół z kontroli podpisuje Dyrektor PUP, pracownik prowadzący zakładową składnicę akt oraz kontrolujący przedstawiciel właściwego archiwum państwowego.
Powyższe będzie miało zastosowanie w przypadku, gdy PUP dla Miasta Torunia będzie jednostką tworzącą materiały archiwalne (akta kat. A) a nadzór nad składnicą akt sprawować będzie Państwowa Sieć Archiwalna.
4. Składnica akt podlega kontroli wewnętrznej. Nadzór nad składnicą akt sprawuje osoba upoważniona przez Dyrektora Urzędu. Co najmniej raz w roku przeprowadza się kontrolę mającą na celu skonfrontowanie zawartości dokumentacji z prowadzoną ewidencją i ustalenie prawidłowości pracy składnicy akt. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół.
Rozdział 11
POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ PO LIKWIDACJI LUB REORGANIZACJI KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ LUB DZIAŁANOŚCI KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ
1. Komórka organizacyjna, która jest prawnym następcą części lub całości funkcji zreorganizowanej lub zlikwidowanej komórki organizacyjnej, przejmuje akta spraw nie załatwionych na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego kopię należy przekazać do składnicy akt. Składnica akt przejmuje pozostałe akta zlikwidowanej lub zreorganizowanej komórki organizacyjnej, uporządkowane zgodnie z postanowieniami niniejszej instrukcji.
2. W wyniku ustania działalności jednostki organizacyjnej jaką jest PUP dla Miasta Torunia, postępowanie z dokumentami określa § 11 rozporządzenia, o którym mowa w rozdziale 9 pkt 1 niniejszej instrukcji.
Załącznik nr 1
WARUNKI WILGOTNOŚCI I TEMPERATURY W POMIESZCZENIACH MAGAZYNOWYCH SKŁADNICY AKT
|
Rodzaj dokumentacji |
Właściwa temperatura powietrza (w stopniach Celsjusza) |
Dopuszczalne wahania dobowe temperatury powietrza (w stopniach Celsjusza) |
Właściwa wilgotność względna powietrza (w % RH) |
Dopuszczalne wahania dobowe wilgotności względnej powietrza (w % RH) |
||
|
Min. |
Maks. |
Min. |
Maks. |
|||
|
1. Papier |
14 |
18 |
1 |
30 |
50 |
3 |
|
2. Dokumentacja audiowizualna: |
||||||
|
2.a. Informatyczne nośniki danych |
12 |
18 |
2 |
30 |
40 |
5 |
Załącznik nr 2
………………………………………………...
(Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej) Spis zdawczo – odbiorczy akt nr.…
|
Lp. |
Znak teczki |
Tytuł teczki lub tomu |
Daty skrajne od - do |
Kat. arch. |
Liczba teczek |
Miejsce przechowywania akt w składnicy |
Data zniszczenia lub przekazania |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…………………… …………………………. ………….…..…………
(Osoba zdająca) (Kierownik Wydziału) (Osoba przyjmująca)
Załącznik nr 3
Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
|
Nr spisu |
Data przyjęcia akt |
Nazwa komórki przekazującej akta |
Liczba |
Uwagi |
|
|
Poz. spisu |
Teczek |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Załącznik nr 4
…………………………………….
(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)
Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej)
przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
|
Lp. |
Nr i lp. spisu zdawczo-odbiorczego |
Symbol z wykazu |
Tytuł teczki |
Daty skrajne |
Liczba tomów |
Uwagi |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Załącznik nr 5
……………………………………. …………….., dnia ……………
(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)
Protokół oceny
dokumentacji niearchiwalnej
Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji)
………………………………………………………………….
………………………………………………………………….
………………………………………………………………….
………………………………………………………………….
dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ….. mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.
Przewodniczący Komisji …………………………..
Członkowie Komisji …………………………..
…………………….…….
…………………….…….
Załączniki:
…………. kart spisu
…………. pozycji spisu
Załącznik nr 6
Karta udostępnienia akt nr ...........
...............................
(miejscowość, data)
Imię i nazwisko wypożyczającego: ..................................................................................
Stanowisko pracy: ...............................................
Proszę o udostępnienie *) – wypożyczenie *) akt powstałych w komórce organizacyjnej .............................................................................................. z lat ................................. o znakach .......................................................................................
………………………………………………………………..........................................,
......................................................
(data i podpis )
Zezwalam na udostępnienie *) – wypożyczenie *) wyżej wymienionych akt.
......................................................
(data i podpis )
*) – niepotrzebne skreślić
Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie
akt – tomów ………… kart ……..
…………………………………… ……………………………….
(miejscowość, data) (podpis)
Uwagi:
....................................................................................................................................
……………………………………………………………………………………....
……………………………………………………………………………………………..
Akta zwrócono
do archiwum
........................................ dn. ............................. .......................................
(podpis oddającego) (podpis odbierającego)
Załącznik nr 7
Przykładowy opis teczki aktowej
Powiatowy Urząd Pracy dla Miasta Torunia ul. Mazowiecka 49a 87 – 100 Toruń Wydział Organizacyjno-Administracyjny OA. 0719 B-5 Współpraca
między komórkami organizacyjnymi własnej jednostki 2007
Załącznik nr 8
…………………………………….
(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)
PROTOKÓŁ
sporządzony dnia ……………… w sprawie: zaginięcia / uszkodzenia / braków w wypożyczonych aktach.
Akta nr ………… teczka …………………………………………… z roku ………….
Wypożyczone ze składnicy akt dnia ………….. przez …………………………………………
zaginęły
uległy zniszczeniu, a mianowicie ………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………….….
mają niżej wykazane braki, stwierdzone przy odbiorze akt ……………………………………. …………………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………………...
Toruń, dnia ………………
Podpis osoby wypożyczającej akta ………………………………………….
Podpis kierownika komórki organizacyjnej ………………………………………….
Podpis pracownika składnicy akt ………………………………………….
